ספירת מלאי, כידוע, נחשבת לאימתו של כל בעל או מנהל עסק. תהליך זה, אשר במהלכו מתבצעת הספירה הפיזית של מוצרים קיימים בעסק ובמחסניו, מטרתו היא וידוא ההתאמה בין מוצרים שקיימים פיזית בעסק לבין רישומי מלאי שבמערכת הניהול של בית העסק.
מהי חשיבותה של ספירת המלאי לניהול תקין?
למרות שלכאורה, עריכת ספירת מלאי נדרשת מעסק על ידי הרשויות בתדירות של פעם בשנה, מומלץ, מסיבות שונות, בשל חשיבותה הגדולה לניהול תקין, להעלות את תדירות ביצועה לאחת למספר חודשים. באמצעות ספירת מלאי המבוצעת באופן נכון אפשר לאתר את חוסרי ההתאמה שבין הרישומים במערכות הניהול השונות למלאי הקיים בפועל, לבחון האם קיימים (מכל סיבה שהיא) חוסרים במלאי, למנוע חוסר שליטה על ניהול המוצרים והפריטים שבבית העסק, להוציא מהמחזור מוצרים ישנים שכבר אינם בשימוש וכן הלאה.
ההבדלים בין גופים עסקיים שונים בתחום
חנויות וחברות קטנות, במרבית המקרים, תערוכנה את ספירת המלאי הנדרשות להן באופן עצמאי, וזאת, מכיוון שמדובר בכמות מוצרים קטנה יחסית, אולם, עבור המפעלים הגדולים, החברות הקמעונאיות, הארגונים או בתי עסק הגדולים, ספירת מלאי הינה משימה מורכבת וקשה שלעיתים, אף עלולה להתגלות כבלתי אפשרית. במקרים כאלה, ייעזרו הגופים העסקיים בשירותיהן של החברות החיצוניות, אשר עורכות את ספירות המלאי בתמיכת אמצעים מתקדמים כמערכות ניהול מלאי משוכללות, מסופונים ייעודיים לנושא ואף קוראי ברקוד רציניים ומקצועיים המיועדים לנפחי מוצרים גדולים. גם לגופי העסקיים הקטנים יותר, מומלץ לערוך את ספירת המלאי בעזרת כלים מהימנים, מקצועיים ואמינים שיספקו לחברה את תמונת המצב הנכונה, העדכנית והמדויקת. בחירתם של כלי העזר הנכונים תקל על תהליכי ספירת המלאי ואף עשויה לקצר אותם באופן משמעותי.
מוצרים וציוד המסייעים בספירת מלאי
כמובן שכל עסק וצרכיו-שלו, אולם, ככלל, ניתן לומר כי ישנם מספר סוגי ציוד שבהם רצוי להצטייד לפני ביצוע ספירת מלאי בעסק שלכם:
- סורקי ברקוד אשר תפקידם הוא סריקת המוצרים והעברת המידע הגלום בברקוד לתוכנות הייעודיות
- תוכנת ספירה וניהול מלאי שמסייעת בריכוז המידע הנאסף ובמתן תמונת המצב המדויקת הנוגעת למלאי הקיים
- מדפסת מדבקות ותוכנה להפקת מדבקות שמסייעות בקטלוג פריטים ובשמירה על הרישום שלהם כשהוא מאורגן ומסודר.
- מסופוני המלאי שתפקידם כולל את איסוף נתוני המלאי בסריקת הברקודים המודפסים והעברת המידע למערכת הניהול המרכזית.
בעת בחירת כל אחד מסוגי הציוד שהזכרנו, יש לאבחן את צרכי העסק באפיון מדויק, תוך התייחסות למגבלות ולתנאים הספציפיים בהם יצטרך הציוד לעבוד. למשל, בעת צורך בסריקת ברקוד במחסן מתקיימים תנאים סביבתיים השונים ממצב שבו נסרקים הברקודים בחנות או בבית עסק עצמם, ולכן, בחירת סורק ברקוד למחסן תתמקד בתכונות חיוניות אחרות (כמו הצורך לקרוא ברקודים ממרחק, בעוד שבחירת ברקוד לספירת מלאי בעסק תמרכז את החיפוש בתכונות ובאופציות אחרות הקיימות בסורקי ברקוד.
